Préparer son dossier de rendez vous notarial, le guide complet

Ce que vos papiers décident déjà, sans vous

Tant que rien n’a été relu ni écrit, votre transmission est organisée par trois pièces muettes : un contrat de mariage signé il y a trente ans, une clause bénéficiaire remplie à la hâte au guichet d’une banque, et un silence familial que personne n’ose rompre. Aucune de ces trois pièces ne se signale. Le contrat dort dans un tiroir, la clause continue de produire ses effets sans jamais s’afficher sur un relevé, et le silence passe pour de la pudeur. L’écart entre vos intentions et le droit n’apparaît qu’au moment où plus personne ne peut le corriger.

Le déclencheur, chez la plupart des femmes qui ouvrent un dossier, n’est pas une envie de préparer. C’est un remariage, un divorce prononcé, un héritage reçu d’un parent, l’achat d’un bien à deux ou le décès d’une mère dont les papiers étaient illisibles. Le rendez vous notarial est alors repoussé, non par négligence, mais parce qu’il faudrait d’abord savoir quoi apporter et quoi demander. La préparation sert exactement à cela : transformer une inquiétude diffuse en une liste de pièces et de décisions.

Le régime matrimonial, la première pièce à sortir de la chemise

Une femme mariée sans contrat relève de la communauté réduite aux acquêts. Le bien acheté avant le mariage reste propre, celui acheté pendant devient commun, y compris quand un seul salaire l’a remboursé pendant quinze ans. Une séparation de biens change tout, et une clause de préciput davantage encore. Beaucoup d’utilisatrices découvrent chez Herelia que la moitié de ce qu’elles croyaient à elles est déjà juridiquement partagée, ou exactement l’inverse. Tant que ce point n’est pas tranché, aucune décision de transmission ne tient, parce que l’on ne sait pas encore ce que l’on transmet.

Sortez donc le contrat de mariage avant tout le reste, et lisez le en entier, y compris les clauses de reprise et d’attribution. S’il n’existe pas de contrat, écrivez le noir sur blanc dans votre dossier : l’absence de contrat est une information juridique, pas un oubli. Une utilisatrice mariée sur deux ouvre ce document pour la première fois depuis la signature. C’est souvent là que la conversation change de nature, parce qu’une question de patrimoine devient une question de couple, avec des chiffres et des dates plutôt que des impressions.

Les clauses bénéficiaires, la zone la plus souvent fausse

Une clause qui désigne votre conjoint sans le nommer suit votre état civil : elle profitera à la personne qui aura cette qualité le jour du dénouement. Une clause qui nomme une personne, avec sa date de naissance, reste figée sur elle après le divorce, tant qu’elle n’a pas été révoquée par écrit auprès de l’assureur. C’est la formule réputée la plus sûre qui survit à la séparation. Dans les dossiers ouverts chez Herelia, trente huit pour cent contiennent au moins une clause qui ne correspond plus aux intentions déclarées, pour un âge médian de onze ans.

La vérification tient en une demande écrite par contrat, et le relevé annuel de situation n’y suffit pas, car il donne la valeur et les versements, rarement le texte de la désignation. Écrivez à chaque compagnie et conservez la réponse comme une pièce du dossier, pas comme une information. Un avenant signé en agence puis jamais remonté au service des contrats ne vous sera signalé par personne, d’où l’accusé de réception daté. Le capital d’assurance vie sort de la succession : aucun notaire ne pourra le rendre à vos enfants après coup.

Les trois demandes à adresser par écrit à chaque assureur

• Le texte intégral de la clause bénéficiaire en vigueur ce jour, mot pour mot.
• La date du dernier avenant réellement enregistré par la compagnie.
• L’existence éventuelle d’une acceptation du bénéfice par le bénéficiaire.
• L’historique des primes, avec la part versée avant votre soixante dixième anniversaire.
• Un accusé de réception daté pour toute modification que vous demandez.

Réserve héréditaire et quotité disponible, votre marge réelle

Vous n’êtes ni prisonnière ni toute puissante. Une part de votre patrimoine revient à vos enfants au titre de la réserve héréditaire, et aucun testament ni aucune donation ne peut la leur retirer. Le reste, la quotité disponible, vous appartient en décision. Cette marge dépend d’un seul paramètre, le nombre d’enfants que vous laissez : avec un enfant vous disposez librement de la moitié, avec deux du tiers, avec trois ou plus du quart. C’est l’article 913 du code civil qui le fixe, et cela ne se négocie pas au rendez vous.

La quotité disponible n’est réservée à personne. Vous pouvez l’attribuer à votre mari, à votre partenaire de PACS, à un enfant plutôt qu’à un autre, à un bel enfant, à une filleule ou à une association. La donation au dernier vivant, prévue par l’article 1094-1, ouvre en plus à votre conjoint un choix plus large que la loi seule, entre la quotité ordinaire, le quart en pleine propriété avec les trois quarts en usufruit, ou la totalité en usufruit. Chiffrer cette marge avant la séance vous évite d’arbitrer dans le vide.

Le logement, l’indivision et le conjoint survivant

Le logement concentre la plupart des blocages, parce qu’il est indivisible et chargé d’affect. Une maison laissée en indivision entre trois héritiers peut rester invendable pendant des années si l’un d’eux refuse de signer, et l’appartement vide se dégrade pendant que personne n’ose trancher. Si vous détenez un bien reçu en héritage, la pièce à retrouver n’est pas un acte de vente mais l’attestation de propriété immobilière établie après le décès, accompagnée de la déclaration de succession déposée à l’époque : elles donnent la quote part exacte de chacun, que la mémoire familiale ne restitue jamais correctement.

Ajoutez pour chaque bien le dernier avis de taxe foncière, qui porte la référence cadastrale, l’offre de prêt avec son tableau d’amortissement à jour, et le contrat d’assurance emprunteur avec sa quotité assurée par tête. Cette dernière pièce est presque toujours oubliée et c’est celle qui change le plus une réflexion sur le logement, puisqu’elle indique quelle part du crédit serait soldée à votre décès. Vient ensuite la question qui motive la plupart des rendez vous : votre conjoint pourra t il rester dans la maison, et à quelles conditions.

Les personnes que la loi ne protège pas d’elle même

Le partenaire de PACS n’est pas héritier légal. Sans testament, il ne reçoit rien de votre succession, même après vingt ans de vie commune, alors qu’il bénéficie d’une exonération totale de droits sur ce que vous lui transmettez par testament. Le concubin se trouve dans la même situation, avec en plus une taxation à soixante pour cent sur ce qu’il recevrait. Un bel enfant que vous n’avez pas adopté est un tiers au sens successoral : ce que vous lui laissez est taxé à soixante pour cent après un abattement de 1 594 euros, quand chacun de vos enfants dispose de 100 000 euros d’abattement renouvelable tous les quinze ans.

Ces situations ne se règlent pas par l’affection mais par un acte, legs pris sur la quotité disponible, donation, désignation dans une clause bénéficiaire ou adoption simple dont les effets doivent être examinés avant toute décision. La cartographie sert d’abord à les rendre visibles, une personne à la fois, avec son lien réel et son union d’origine. C’est la rubrique où les familles recomposées se trompent le plus, en croyant qu’un lien affectif ancien produit un lien de droit. Sans acte, ce n’est jamais le cas.

Les personnes à nommer une par une avant l’étude

• Les enfants de votre première union, puis ceux de la seconde, avec leur acte de naissance.
• Votre mari, votre partenaire de PACS ou votre compagnon, avec la convention et son attestation d’enregistrement.
• Le bel enfant que vous élevez et que vous n’avez pas adopté.
• Le parent âgé dépendant dont vous assumez tout ou partie des frais.
• Le proche en situation de handicap ou le majeur protégé, avec la mesure en cours.

Vos volontés écrites, du testament olographe au fichier central

Un testament olographe est valable s’il est intégralement écrit de votre main, daté et signé. Un texte tapé à l’ordinateur, même signé et même parfaitement clair, n’a aucune valeur en tant que testament olographe. La date compte autant que le contenu, car c’est elle qui départage deux écrits successifs. Écrivez d’une traite, relisez à froid quelques jours plus tard, et évitez les formules affectives qui ne désignent personne de façon certaine : le document sera lu par un professionnel qui ne vous connaît pas, dans un contexte où vous ne pourrez plus préciser votre pensée.

Le vrai risque n’est pourtant pas la validité, c’est que le document ne soit jamais retrouvé. Un testament glissé dans un classeur de garage ou déposé dans un coffre bancaire fermé au décès n’existe pas pour la succession. L’inscription au Fichier central des dispositions de dernières volontés, tenu par le notariat, permet au notaire chargé du règlement de savoir qu’un écrit existe et où il se trouve. Si vous désignez un bénéficiaire d’assurance vie par testament, prévenez aussi la compagnie et donnez lui les coordonnées de l’étude dépositaire.

Réunir les pièces, cinq familles suffisent

Un dossier utile ne contient pas tout, il contient ce qui décide. Cinq familles de pièces suffisent et le reste encombre la chemise sans rien apporter à la séance. Ce qui fixe le contenu exact, c’est le motif du rendez vous : protéger votre mari, organiser une donation, écrire ou revoir un testament, ou simplement comprendre ce que vos papiers décident déjà. Écrivez votre question en une phrase sur la première page, à la main, et répétez la au téléphone en prenant rendez vous, pour que l’étude prévoie la durée nécessaire.

Prévoyez du temps de calendrier plutôt que du temps de bureau. Le classement se fait en une soirée, ce sont les pièces demandées à un tiers qui allongent la préparation. Les copies intégrales d’acte de naissance se demandent à la mairie du lieu de naissance, souvent en ligne. Un titre de propriété perdu se retrouve auprès de l’étude qui a reçu la vente ou du service de la publicité foncière. Le fichier national des comptes bancaires recense les comptes ouverts à votre nom, utile quand vous avez traversé trois banques.

Les cinq familles de pièces d’un dossier lisible

• État civil : actes de naissance, livret de famille, contrat de mariage, jugement de divorce complet.
• Immobilier : titres de propriété, attestations de propriété immobilière, avis de taxe foncière, prêts et assurance emprunteur.
• Comptes et placements : relevés bancaires, livrets, épargne salariale, plan d’épargne retraite.
• Assurance vie : conditions particulières, relevés annuels de situation, avenants et clause en vigueur.
• Dettes et engagements : crédits en cours, découverts autorisés, prêts familiaux, cautions signées.

Le dossier posé sur la table, puis la revue annuelle

Une chemise à rabats, six intercalaires, chaque copie datée à la main, et en tête un tableau d’une page avec une ligne par bien ou par contrat. Une première consultation dure en général entre quarante cinq minutes et une heure et demie : sans préparation, une grande partie de ce temps sert à établir la liste des biens et à reconstituer la composition de la famille, si bien que les vraies questions arrivent quand la fatigue est là. Avec le dossier sur la table, la lecture prend quelques minutes et la séance passe aux arbitrages.

Imprimez le en deux exemplaires, un pour vous et un pour l’étude, et cochez les réponses au fil de l’entretien. Comptez ensuite sur le temps long : un bien vendu, un contrat clos, un petit enfant né, un remariage, et le schéma de dévolution a bougé. La revue annuelle guidée reprend biens, contrats, bénéficiaires et volontés en une trentaine de minutes, à la date anniversaire de votre inscription, et conserve dans un journal daté chaque décision validée avec votre notaire. Rien ne se reprend à zéro au rendez vous suivant.

Ce que contient le dossier de rendez vous notarial

• Une page de garde avec votre question écrite en une phrase.
• L’inventaire des biens, des comptes et des dettes, pièce jointe par pièce jointe.
• Le schéma de dévolution avec chaque personne et son union d’origine.
• Le tableau des contrats d’assurance vie et de leurs clauses en vigueur.
• Les questions numérotées à poser et les décisions possibles à arbitrer.